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Nos outils pour mieux gérer votre planning

18 janv. 2021 .

Blog > Nos outils pour mieux gérer votre planning

Tuteur dans un établissement scolaire ou universitaire, avez-vous des difficultés à organiser et à assurer vos tâches depuis la mise en vigueur de l’enseignement à distance ? Découvrez les outils dont vous pouvez vous servir pour bien gérer votre planning même en travaillant à distance, depuis chez vous.

Les outils de gestion de planning des tuteurs

Si vous avez en effet eu l’habitude d’interagir avec vos étudiants en direct, en face à face, les mesures de distanciation sociale peuvent avoir chamboulé votre façon de travailler. En effet, à l’instar des enseignants, vous êtes maintenant obligé d’accomplir votre rôle de tuteur à distance. Cela n’est toutefois pas facile dans la mesure où exercer le tutorat en ligne nécessite de revoir toute votre méthode de travail au temps de l’enseignement en présentiel. C’est notamment le cas pour la gestion de votre emploi de temps, celui-ci n’étant plus le même, car plusieurs paramètres l’ont changé.

Heureusement qu’il vous est possible d’y faire face grâce à des outils des technologies numériques. On parle des ceux avec lesquels effectuer votre travail en ligne et élaborer en fonction, votre planning de travail. Il n’est toutefois pas facile de les utiliser dans la mesure où certains sont payants. Si possible, choisissez ainsi ceux gratuits qui ne vous obligent pas à mettre la main sur le portefeuille. Leur choix dépend aussi des fonctionnalités proposées qui doivent répondre tant à vos besoins qu’à ceux de vos tutorés. Outre vous former dessus, il peut aussi être nécessaire d’y former également vos protégés. C’est pourquoi choisir ces outils simples d’usage et faciles à prendre en main permet de les utiliser rapidement et efficacement.

Voyons d’abord en quoi consiste votre travail de tuteur avant de trouver les outils qui s’y adaptent.

Le tutorat à l’heure de l’enseignement à distance

En effet, à l’ère où l’enseignement en ligne prend le pas sur celui en présentiel, le travail d’un tuteur se mute aussi. Quand les étudiants ne peuvent pas continuer leur apprentissage que par le biais d’un écran, les risques de décrochage augmentent. C’est surtout le cas quand ils ne sont plus assez motivés pour continuer ou qu’ils éprouvent des difficultés à assimiler leurs cours en ligne. L’assistance d’un tuteur est requise dans ce cas pour les aider à maintenir le cap et à atteindre leurs objectifs en dépit des conjonctures difficiles. Une tâche assez facile à mener si dans des conditions d’enseignement normales, le tutorat est rendu difficile par la contrainte de devoir le faire à distance.

Le tutorat en bref

Qu’est-ce donc le tutorat et comment fait-il pour garder sur les rails les étudiants et les aider à atteindre leurs objectifs dans leur apprentissage ?

On entend par tutorat la relation formative entre l’enseignent, le tuteur et l’apprenant dans le cadre d’un enseignement à distance ou d’une formation en ligne. Il se différencie de l’enseignement classique qui n’implique que l’enseignant et l’élève. Le rôle du tuteur consiste à guider l’étudiant dans son apprentissage même s’il ne dispose pas des connaissances requises dans les matières enseignées. L’idéal serait pourtant qu’il y connaît quelque chose et les maîtrise afin d’assister comme il se doit l’élève tutoré.

Ainsi, outre la correction des devoirs et des travaux de l’élève, le tuteur doit aussi pouvoir assister celui-ci tout au long de son année scolaire ou universitaire. Il doit aussi le soutenir aussi bien sur le plan cognitif que métacognitif.

Le tuteur pour assister les élèves

Si le tutorat existe dans différents domaines comme en entreprise, dans le cadre de l’enseignement, il se décline sous forme d’une aide individuelle. Il permet de fournir à l’étudiant l’aide dont celui-ci a besoin pour mieux s’organiser dans ses cours ou dans ses révisions. Cela signifie lui apporter par exemple, en dehors de la classe, des méthodes efficaces qui ont faire leurs preuves.

Le tutorat ne s’adresse toutefois pas qu’à un seul élève, il peut aussi concerner un groupe d’étudiants. Le tuteur peut aussi être un enseignant ou un étudiant, mais déjà à un niveau avancé que le tutoré, en 3ème, en 4ème année ou autre. Dans ce cas, l’étudiant-tuteur peut encadrer un ou plusieurs primoétudiants dans leurs difficultés à s’intégrer au monde de l’enseignement supérieur. On appelle ce système tutorat par les pairs ou tutorat entre pairs qui, outre la relation pédagogique entre les élèves, se focalise surtout sur les conseils et l’accompagnement.

L’e-tutorat dans l’enseignement à distance

Depuis l’avènement de l’enseignement à distance et l’apparition du Covid 19, le tutorat s’effectue ainsi en ligne. En dehors de son rôle d’animateur et de médiateur, le tuteur en ligne assure aussi d’autres tâches. On en cite l’accompagnement, l’écoute et le conseil des tutorés. Il doit aussi pouvoir détecter et prévoir les difficultés de l’élève afin d’agir en fonction et à temps.

Pour ne pas en être submergé, il doit ainsi disposer d’un planning précis. Il doit s’aider pour d’outils y spécifiquement dédiés qui lui permettent de les accomplir correctement. Chaque tutoré ayant ses propres difficultés, les assister un à un requiert du temps et de la disponibilité. Même s’ils reçoivent des supports de cours et différents contenus pédagogiques, ils ont besoin d’être guidés, accompagnés et motivés, pédagogiquement, psychologiquement et socialement parlant.

Grâce au tutorat en ligne, les étudiants en difficulté peuvent ainsi réussir à garder le cap en dépit des contraintes de l’enseignement à distance. Il faut pour cela que le tuteur se serve des forums, des tchats, des réseaux sociaux et autres pour garder le contact avec eux et accomplir ses tâches formatives.

Les plateformes LMS au service des tuteurs

Ces diverses tâches pouvant être chronophages quand effectuées en ligne, vous devez ainsi savoir bien organiser votre planning en fonction. C’est la raison pour laquelle utiliser des outils y spécifiquement dédiés vous aide à les gérer sans stresser. On parle par exemple des plateformes LMS ou Learning management system qui, tout en permettant d’organiser des formations à distance, servent aussi à diffuser des contenus pédagogiques en ligne.

Il vous est donc conseillé de passer par un LMS, a priori celui déjà utilisé par l’établissement scolaire ou universitaire de vos tutorés. Pour cause, un LMS regroupe déjà outils indispensables aux 3 principaux acteurs de l’enseignement que sont l’enseignant, l’étudiant et le tuteur. Il vous permet de consulter à distance les contenus pédagogiques diffusés et intervenir en fonction auprès de vos tutorés.

Une plateforme LMS sert ainsi à héberger du contenu pédagogique multimédia. Elle permet aussi de contrôler l’accès des étudiants aux ressources. Elles offrent également différentes activités pédagogiques que les élèves peuvent pratiquer pour optimiser leur apprentissage. En l’utilisant à votre tour, vous facilitez vos activités de tutorat et de pilotage de formation. Pour cause, vous pouvez y trouver des rapports et des analyses sur l’évolution des apprentissages en cours.

Moodle

Moodle ou Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environmentest est l’une des plateformes LMS les plus utilisées actuellement. Elle permet aux formateurs de créer des cours en ligne grâce aux outils qui y sont déjà intégrés. Elle permet aussi d’organiser ceux-ci sous forme de filières, en catégories, sous-catégories et autres, en favorisant la mise place de dispositifs d’enseignement. Outre sa caractéristique de CMS, Moodle dispose aussi d’autres outils dédiés aux interactions pédagogiques et communicatives des acteurs de l’enseignement. Aussi, enseignants comme élèves et tuteurs peuvent s’y interagir pour la bonne marche de l’enseignement et l’atteinte des objectifs des étudiants. Pour un tuteur, utiliser un LMS lui permet d’élaborer son planning de travail dont ses interventions après de ses tutorés.

Google Classroom

Google Classroom est une autre plateforme LMS qui a le mérite d’être gratuite. À l’instar des autres LMS, elle permet pourtant de créer et de diffuser des cours et des exercices en ligne. Que vous vous connectiez à partir d’un PC, d’une tablette ou de votre smartphone, vous y accédez en tout temps, il vous suffit de disposer d’un compte Google. Grâce à lui, vous pouvez aussi communiquer facilement avec vos tutorés et leurs enseignants que ce soit dans le cadre de l’école ou dehors. Avec Google Classroom, finies ainsi les pertes de temps, vous économisez aussi en papier. Tout se fait de manière numérique : la création des cours, les devoirs, le suivi de la progression des élèves, etc.

Claroline

Claroline est une autre plateforme d’apprentissage en ligne et de travail collaboratif. Elle sert également à créer des cours et à dispenser des formations. Compatible avec Window, Mac OS et Linux, elle est totalement réalisée en PHP. Avec cet outil, vous pouvez rédiger des cours, y publier des documents sous divers formats, conduire des forums publics ou privés et élaborer des exercices. Vous pouvez aussi y publier vos annonces ou diffuser en ligne des travaux à rendre. L’usage de Claroline vous permet aussi d’élaborer et de gérer votre planning de travail en créant un agenda dans lequel définir des tâches à faire ainsi que leurs échéances. Il vous facilite ainsi votre travail de tuteur, car vous permet de retrouver tout ce qu’il vous faut en un seul endroit.

Agora Learning

Agora Learning prend aussi en charge la publication du contenu en ligne dédié à vos tutorés. La plateforme permet de voir tout le processus d’apprentissage : intégration et visualisation des cours, création des sessions, suivi des progrès des élèves, etc. Vous pouvez y voir celui de vos protégés, la durée de leurs sessions, ce qu’ils y ont fait, les résultats de leurs évaluations dans les différentes matières...

À ce sujet, l’outil intègre aussi le tutorat qu’importe le mode utilisé, en synchrone ou en asynchrone. Il met aussi à votre disposition et à celle des élèves d’autres outils de travail comme le mail, le tchat, l’appel téléphonique et la visioconférence.

Les outils pour s’organiser

Aussi complètes que soient pourtant ces LMS, leur utilisation ne vous empêche pas de vous servir d’autres outils dédiés à l’organisation du temps que vous allouez au tutorat. En effet, comme tout professionnel, disposer d’un planning de travail bien élaboré vous permet de le gérer au mieux. Cela vous aide aussi à accomplir correctement auprès de vos « protégés » votre rôle de tuteur. Entre vos études ou votre travail, assurer le suivi d’autres étudiants n’est effectivement pas une tâche facile. C’est pourquoi, la meilleure manière de ne rien oublier est de vous servir d’outils de gestion de temps.

Un agenda

L’agenda, qu’il se décline en papier ou en format numérique est le premier dispositif dont vous avez besoin pour vous organiser. En effet, vous pouvez noter dessus les rendez avec vos tutorés, que ce soit en ligne ou en face à face et écrire des pense-bête ou des aide-mémoire. Ainsi, vous ne risquez pas d’oublier les dates auxquelles vous devez corriger et renvoyer leurs devoirs ou convenir avec eux d’une séance de visioconférence, etc.

Google Agenda

Google Agenda en est un exemple à cette ère du numérique. Il vous est très utile par sa simplicité d’usage et son accessibilité partout. Il est de surcroît gratuit, vous n’avez besoin que d’un compte Gmail pour en disposer un et l’utiliser sur votre PC de bureau ou votre smartphone. Il offre en outre différentes fonctionnalités, dont le mode hors connexion et l’intégration des évènements planifiés. Celles-ci vous seront utiles quand vous souhaitez organiser une visioconférence avec vos tutorés ou autre.

Un outil de gestion de tâches

Vous avez aussi besoin d’un autre outil, un gestionnaire de tâches pour gérer au mieux votre planning de tuteur. C’est un système de liste de tâches qui vous permet de noter toutes les tâches que vous devez accomplir en une journée, une semaine, un mois, sans aucun horaire précis. Ce sont les tâches qui ne sont pas prévues pour être réalisées à une telle ou telle heure, mais accomplies dans la journée ou dans la semaine... 

Le gestionnaire de temps complète ainsi votre agenda tout en se différenciant de lui. En effet, un agenda sert à noter les rendez-vous sur un laps de temps spécifique. Une liste de tâches sert en outre à noter les tâches à accomplir, mais sans horaire précis. Ce serait une erreur donc que d’inscrire ces tâches dans un agenda en leur attribuant une heure précise. En effet, des imprévus existent et peuvent vous empêcher de les réaliser aux heures auxquelles vous les attribuez.

N’inscrivez donc pas vos tâches dans votre agenda sinon vous risquez de les remettre toujours à plus tard. Listez-les dans votre gestionnaire de temps en leur attribuant une date, une semaine, un mois ou autre.

Wunderlist

Wunderlist est un exemple de gestionnaire de tâches, un outil avec lequel créer votre to-do list en un minimum de temps. En effet, il est très simple d’usage, une fois que vous y êtes connecté, vous n’avez qu’à y lister les tâches à faire en les reliant à une liste spécifique. Cela peut-être la liste de vos tutorés ou celle des points que vous devez aborder avec eux lors de votre prochaine séance de visioconférence. Il peut aussi s’agir des jours auxquels ces vidéoconférences doivent avoir lieu, etc. Quoi qu’il en soit, chacune de ces tâches peut être divisée en sous-tâches avec une date d’échéance et des rappels, etc.

Wunderlist vous sert aussi dans votre vie quotidienne, il fonctionne un peu comme le post-it, mais en version numérique.

Toggl Track

Toggl est un autre outil de gestion de temps grâce auquel connaître réellement le temps que vous prend une tâche spécifique. Au lieu d’utiliser un chronomètre ou d’avoir les yeux rivés sur votre montre, calculez-le simplement à l’aide de ce logiciel de suivi de temps. Ainsi, vous saurez le volume de travail que vous pouvez abattre en une journée afin de vous organiser en fonction. Vous pouvez l’utiliser aussi bien sur PC de bureau ou portable que sur les appareils mobiles.

Une boîte mail bien rangée

Votre boîte mail est le 3ème outil dont vous avez besoin pour gérer au mieux votre planning de tutorat. En effet, si vous l’avez choisi pour recevoir les messages et les fichiers envoyés par vos tutorés, assurez-vous de bien l’organiser pour vous y retrouver. Avec les dizaines de mails qui y atterrissent par jour, vous pourriez en effet en être rapidement submergé. Chaque jour, prenez ainsi le temps d’y faire le ménage en traitant chaque message selon sa nature. Classez-les respectivement, soit, dans un dossier que vous nommerez « à faire/à suivre », soit dans les archives ou directement à la poubelle.

Fusionnez ainsi toutes vos adresses mails pour ne pas avoir à gérer simultanément plusieurs boîtes de réception. Cela vous permettra de les recevoir tous en un seul endroit et de ne pas devoir chercher ailleurs les courriels importants.

Cette liste n’est pas exhaustive, mais nous espérons vous avoir donné quelques idées sur l’importance d’utiliser des outils de dernières technologies pour mieux gérer votre planning de tuteur à distance. Au cas où l’enseignement redevient à la normale une fois passée la crise sanitaire, vous pouvez toujours vous en servir. N’oubliez pas ainsi de nous en faire un retour d’expérience ou nous indiquer d’autres outils plus performants dont vous vous servez déjà dans votre travail de tuteur. Vos commentaires sont les bienvenus.

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